缺乏文档组织是新的数字威胁

mitamita1853

岩石克劳迪奥·威尔伯格 - 02/08/2012 [Smacks]我们总是谈论我们的旧习惯以及随着世界的变化而消除它们的困难。我们受制于儿时学到的实践，也受制于我们的导师和前辈在我们所经历的办公室中创造的专业实践。谁从来没有遇到过无法改变某些事情的情况，因为“事情一直都是这样”，而且没有人知道如何准确解释是谁开始的？


在这些做法中，办公室中最被忽视的问题之一是对现有信息的安全性以及与该信息丢失或泄漏相关的后果的担忧。与其他旧习惯的例子一样，在这种情况下，我们也成为了一种错误的安全感的受害者，即我们的办公室是安全的，我们的 台湾数据 信息在我们关灯锁门的那一刻就受到了保护。不幸的是，过去的间谍和抢劫犯罪行为，即窃贼在夜深人静时穿着深色衣服、携带手电筒的水门事件风格进入大楼，已经不复存在了。如今，黑客将尝试以各种方式通过从任何地方访问服务器和工作站来闯入办公室，而无需担心夜间警卫或办公室无人的情况。

当然，并非一切都会丢失，办公室可以终其一生而不会遭受这种入侵，但为此做好准备总没有坏处。创建（和实施）安全策略、防病毒程序、阻止某些网站或服务以及限制笔式驱动器或外部磁盘的使用是提高办公室安全性的一些做法，因为它们可以防止安装某些恶意程序在工作站上。

但是，除了黑客入侵和办公室的脆弱性之外，我对新数字世界最大的担忧是办公室数字文件（缺乏）组织。为了便于理解，我们将可以存储在计算机上的整套文档称为“数字文件”：提案、请愿书、电子表格、演示文稿、数字化流程、照片、视频……简而言之，任何可以存储在计算机上的文档。以数字方式存储。



直到几年前，办公室制作的文件都是打印出来并通过邮件发送的，那些真正重要的文件会被送到档案馆，在该客户或该流程的文件夹中，或者有时送到图书馆，在那里他们收到一份文件。不同的状态，表明该文件对于该办公室来说（或曾经）很重要，并且应该保留以供后代作为其他类似作品的参考。当时，计算机的存储容量仍然有限（而且相当昂贵），办公室并不关心正在生成的内容，因为真正重要的文件将在以后保存。

好吧，然后互联网出现了，服务器和工作站上具有巨大存储容量的电子邮件和磁盘，以及在此之前存在的整个有组织的流程都付诸东流了。我这样说是因为数字文档开始作为电子邮件中的附件发送，并且法律意见开始在邮件正文中提出，而没有考虑到当时存在的规则。结果，进出办公室的信息量急剧增加，对这些信息的控制实际上变得不可能。

看看你的周围，看看有多少地方可以存储数字文件！不仅是您的计算机，还有笔式驱动器、外部磁盘、电子邮件、充当存储区域的 MP3 播放器以及互联网本身，都将以前有限且可管理的内容转变为几乎无法管理的内容。

在事情变得更好之前，允许事情变得更糟。想象一下多年来有数十人经过办公室、数百名客户、在此期间产生的数千个流程和文件。现在想象一下，您需要查找在特定操作中针对特定主题生成的文档。令人抓狂，对吧？如果我们很难找到几个月前自己制作的文档，因为我们不记得它的确切名称或归档在哪个文件夹中，想象一下从几年前离开办公室的人那里找到一份文档。我们几年前不服务的客户。这就是我在本文开头提到的信息丢失类型。